Inventarios y Costes

Los responsables financieros y de control de gestión de empresas de fabricación se encuentran a menudo con dificultades para explicar los Resultados mensuales en entornos en que hay variaciones importantes de inventario. Es decir, 1) cuando fabricamos poco y vendemos mucho (consumimos inventario) y 2) cuando fabricamos mucho pero vendemos poco (generamos inventario). De hecho no es inhabitual que nos encontremos con situaciones aparentemente contradictorias en que en el caso 1) tenemos resultados peores que en el caso 2). Es decir cuanto menos vendemos mejor es nuestro Resultado. ¿Porqué se produce ésta aparente contradicción?.

En ésta entrada del Blog intentaremos explicarlo de igual modo que yo he tenido que acometer éstas explicaciones en mi carrera profesional.

A. EL PRODUCTO INVENTARIADO NO ES COSTE

Esta es la clave del argumento. Se asume que cuando fabricamos respondemos a una demanda real. Es decir estamos fabricando producto que finalmente venderemos y a un precio superior a los costes que asumimos. En el caso en que el producto no se venda o los costes superen los ingresos en Contabilidad deberemos utilizar provisiones adicionales que explicaremos posteriormente.

Por tanto durante todo el proceso de fabricación y hasta que el producto terminado esté en nuestro almacenes nuestra Cuenta de Resultados no debe reflejar costes, ni de materia prima ni de personal directo o indirecto, ni de energias ni costes indirectos que hayan sido aplicados a los productos. En muchos casos ésto supone cubrir la parte proporcional correspondiente a los gastos generales de la empresa, aunque ésto es un criterio variable.

B.1 FABRICAMOS PERO NO VENDEMOS

Supongamos el ejemplo siguiente:

En un mes concreto estimamos los siguientes costes:
a) Nuestra empresa compra por valor de 10 a sus proveedores para la fabricación de 1 unidad
b) Ha calculado el coste horario y el número de personas involucradas y dividido entre el volumen a fabricar llega a la conclusión que dicha unidad tiene un coste de personal de 4
c) En cuanto a otros costes directos, energias, amortización de las máquinas el coste se estima en 2
d) Finalmente para cobertura de otros gastos generales se estima en 1

Durante el mes habremos tenido los costes siguientes
- Compra a proveedores: 10
- Personal 4
- Energias, Amortización 2
- Gastos Generales 1
TOTAL 17

Estos costes son costes estimados también llamados "Costes Estándar" (en inglés Standard costs). Es decir costes teóricos en circunstancias normales de fabricación.

Supongamos que los costes reales que hemos tenido, pago de salarios como el resto de costes coinciden exactamente sin variaciones con el estándar.

En nuestro argumento vamos a llevar 1 unidad al Inventario de Producto Terminado con un valor de:
(10+4+2+1) = 17

El resumen contable sería:

Cuenta de Resultados

Gastos 17

Ingresos 17 (por el abono al Producto Terminado)

Activo de Balance 

Inventario 17

Pasivo del Balance: deudas que pagaremos en algún momento contra Caja/Bancos

Proveedores 10

Personal 4

Energias 2

Otros gastos generales 1

Por tanto no tenemos impactos en Cuenta de Resultados independientemente si hemos vendido o no

B.2 VENDEMOS PERO NO FABRICAMOS

Utilicemos nuestro mismo caso anterior.

La unidad que habíamos fabricado la hemos vendido al mes siguiente por un precio que nos genera un márgen. Hemos vendido por 20. Sin embargo a falta de pedidos no hemos comprado materia prima a proveedores, no hemos tenido costes de energias pero hemos mantenido nuestro personal sin fabricar además de asumir otros gastos generales. 

Durante el mes habremos tenido los costes siguientes
- Personal 4
- Gastos Generales 1
TOTAL 5

Ingresos

- Ventas por 20. Coste del producto vendido (valor de nuestro inventario) 17. Márgen bruto de 3

Por tanto el Resultado del mes habrá sido de un decepcionante 3-5 = -2!

El motivo de un resultado negativo estriba en que en un contexto de baja fabricación deberíamos teóricamente ser capaces de flexibilizar nuestra estructura para que los costes de 5 que hemos tenido fueran realmente 0. Es decir hemos sido ineficientes porque por falta de volumen de fabricación hemos tenido que pagar salarios sin haber tenido fabricación.

Estos casos extremos sirven para explicar que en circunstancias de fabricación por debajo de un uso de capacidad normal aunque vendamos muy bien podemos tener merma de Resultados. De igual modo si nuestra fabricación es muy alta aunque sea para venta dentro de algunos meses, lo veremos reflejado positivamente en nuestra Cuenta de Resultados.

Y ¿QUE OCURRE SI TODO LO QUE FABRICAMOS FINALMENTE NO LO VENDEMOS? O ¿NO GANAMOS LO QUE ESPERABAMOS CON LA VENTA?

Las normas contables establecen distintas obligaciones en relación con éstas circunstancias que obligan a las empresas a realizar provisiones que reflejan el gasto que ésto supone.

En caso de que tengamos unidades en inventario que por diversas circunstancias no pueden ser vendidas al precio que creíamos, debemos rebajar el valor de inventario para reflejar dicha pérdida. El criterio en inglés se llama "lower of cost or market" que esencialmente nos dice que aunque el coste hubiera sido de 17 como en el ejemplo anterior, si el precio de venta solo pudiera ser de 15 deberemos contabilizar un coste por 2 bajando el valor de nuestro inventario. Es decir mostramos el menor entre coste y precio de venta.

Pero es importante señalar que la valoración del inventario está separada del criterio contable que hemos indicado anteriormente por el cual los costes estándares de fabricación (que deberán estar razonablemente calculados) no implican costes para la empresa. Únicamente en el momento en que el producto es vendido reflejaremos dicho coste como "Coste del producto vendido" que se restará de las Ventas.

AÑADIMOS ALGO DE COMPLEJIDAD: VARIACIONES ("VARIANCES")

Al hablar de los costes estándares en nuestro ejemplo asumimos que los costes reales coinciden con los costes estándares.

Los costes estándares se suelen definir una vez al año en la mayoría de los sectores. Esto quiere decir que hay diferentes circunstancias que hacen que los costes reales no vayan a coincidir con los estándares. Por ejemplo: los proveedores pueden incrementar precios o bien podemos encontrar proveedores más baratos. Igualmente los costes de personal por unidad están en función de si fabricamos más o menos lo cual crearía también diferencias. Las diferencias entre costes reales y estándar se denominan Desviaciones o Variaciones (en inglés "Variances") y forman también parte del resultado contable. 

Volviendo a nuestro ejemplo B.1

Supongamos que nuestros costes reales han sido los siguientes:

- Compra a proveedores: 11 (recordemos que el estándar es 10)
- Personal 5 (recordemos que el estándar es 4)
- Energías, Amortización 2
- Gastos Generales 1
TOTAL 19

En éste caso hemos tenido 2 más de coste que el estándar. Este importe supondría coste para la empresa que por tanto pasaría de tener una Cuenta de Resultados a 0 a una a -2. Esto refleja el no haber sido capaces de seguir nuestro estándar. En principio únicamente un re-cálculo del estándar nos llevaría a la corrección de éste problema. Si creemos que un estándar con costes de 19 en lugar de 17 reflejan mucho mejor los costes reales deberemos corregirlo lo antes posible. Hay que ser conscientes de que si vendemos por 20, nuestro margen efectivamente se ha reducido de 3 a 1.